Retour- en Annuleringsbeleid

1. Algemeen

Bij Tovix streven we naar volledige klanttevredenheid. Dit retourbeleid beschrijft onze voorwaarden voor annulering en terugbetaling van onze diensten.

2. Voorwaarden voor annulering

2.1 Betalingsstatus

Annulering en terugbetaling is uitsluitend mogelijk indien:

• Het totale projectbedrag volledig is betaald
• Er geen openstaande facturen of betalingsachterstanden zijn
• Alle betalingsverplichtingen zijn nagekomen volgens de overeenkomst

2.2 Termijn

Annuleringsverzoeken kunnen worden ingediend binnen 14 dagen na aanvang van de dienstverlening of vanaf het moment van betaling, afhankelijk van welke datum het laatst valt.

3. Oplossingsgerichte aanpak

3.1 Eerste stap: Probleemoplossing

Voordat we overgaan tot annulering, zoeken we altijd eerst naar een passende oplossing voor eventuele problemen:

• Uitgebreide analyse van het probleem
• Alternatieve aanpakken en oplossingen
• Aanpassingen aan het project indien mogelijk
• Extra ondersteuning en begeleiding
• Herziening van de planning of strategie

3.2 Proces

Ons team neemt binnen 2 werkdagen contact met u op om samen naar een oplossing te zoeken die voor beide partijen acceptabel is.

4. Terugbetalingsvoorwaarden

4.1 Wanneer terugbetaling mogelijk is

Terugbetaling vindt alleen plaats indien:

• Alle oplossingsgerichte stappen zijn ondernomen
• Er geen wederzijds acceptabele oplossing is gevonden
• De klant binnen de geldende termijn een verzoek indient
• Het project volledig is betaald

4.2 Terugbetaalde bedragen

Bij goedkeuring van de annulering wordt uitsluitend het deel van het project terugbetaald dat nog niet is uitgevoerd. Het restitutiebedrag wordt pro rata bepaald op basis van de resterende niet-gewerkte uren of niet geleverde onderdelen.

• Reeds bestede interne uren en geleverde onderdelen blijven volledig verschuldigd.
• Gemaakte externe kosten (zoals domeinregistratie, hosting, licenties) worden niet terugbetaald.

4.3 Verwerking terugbetaling

Goedgekeurde terugbetalingen worden binnen 14 werkdagen verwerkt naar de oorspronkelijke betaalmethode.

5. Procedure annuleringsverzoek

5.1 Indienen verzoek

Annuleringsverzoeken dienen schriftelijk te worden ingediend via:

• E-mail naar [email protected]
• Met vermelding van projectnummer en reden voor annulering
• Ondertekend door de contractant

5.2 Behandeling

Wij bevestigen ontvangst van uw verzoek binnen 2 werkdagen en starten het oplossingsgerichte proces. Een definitieve beslissing wordt binnen 10 werkdagen gecommuniceerd.

6. Uitzonderingen

Dit retourbeleid is niet van toepassing op:

• Projecten die volledig zijn opgeleverd en geaccepteerd
• Maatwerk diensten die al gedeeltelijk zijn uitgevoerd
• Externe kosten die niet kunnen worden geannuleerd
• Projecten waarbij de klant de samenwerking heeft bemoeilijkt
• Gevallen van wanprestatie door de klant

7. Contact

Voor vragen over dit retourbeleid of om een annuleringsverzoek in te dienen: